وضع القانون قواعد خاصة بالاحتفاظ بالدفاتر التجارية وأوجب على التاجر مراعاتها عند مسكه للدفاتر التجارية، وتهدف هذه القواعد إلى توحيد الحد الزمني لحفظ الدفاتر التجارية، لذا سنتناول هذه القواعد في الفقرتين الآتيتين:
أولاً: احتفاظ التاجر أو ورثته بالدفاتر التجارية لمدة سبع سنوات:
أوجب المشرع العراقي في الفقرة (1) من المادة (18) من قانون التجارة رقم (30) لسنة 1984 على التاجر أو ورثته الاحتفاظ بالدفاتر التجارية والمحررات المؤيدة للقيود الواردة فيها لمدة سبع سنوات تبدأ من تاريخ التأشير على الدفتر بانتهاء صفحاته أو بوقف نشاط التاجر(1)، وقد انتقد البعض إلزام التاجر أو ورثته بالاحتفاظ بالدفاتر التجارية ودعا المشرع إلى النص على إلزام التاجر ومن يخلفه في معاملاته بهذا الواجب، لأن عبارة (ومن يخلفه) أعم حيث تشمل الوارث وغيره ممن ينتقل إليه المحل التجاري ببيع أو غيره(2)، ولكن هذا الرأي من الصعب قبوله لأن الدفاتر التجارية لا تعتبر عنصراً في المحل التجاري ومن ثم لا تنتقل إلى المشتري، وما يعتبر عنصراً في المحل التجاري هو حق المشتري في الإطلاع على الدفاتر التجارية فقط، حيث يعتبر من العناصر المعنوية التي تدخل في تركيب المحل التجاري(3)، وتجدر الإشارة إلى أن غالبية التشريعات ألزمت التاجر بالاحتفاظ بالدفاتر التجارية وأغفلت النص على الورثة لأن ذلك يمكن أن يفهم من القواعد العامة(4). أوجب القانون على التاجر الاحتفاظ بالدفاتر التجارية والمحررات المؤيدة للقيود الواردة فيها لمدة سبع سنوات، وقد ذهب البعض إلى أن التزام التاجر بحفظ الدفاتر التجارية خلال المدة المذكورة لا يقتصر على الدفاتر الإلزامية بل يشمل الدفاتر غير الإلزامية لأن عبارة (الدفاتر التجارية) الواردة في نص القانون جاءت عامة دون تخصيص(5)،ولكن هذا الرأي من الصعب قبوله لأن المشرع العراقي خصص عموم عبارة (الدفاتر التجارية) الواردة في نص القانون عندما حدد بداية مدة الاحتفاظ بالدفاتر التجارية من تاريخ التأشير على الدفتر بانتهاء صفحاته أو بوقف نشاط التاجر، وهذا الإجراء لا يخضع له سوى دفتر اليومية الأصلي وهو من الدفاتر الإلزامية، وكذلك فإن الحكمة التي ابتغاها المشرع من حفظ الدفاتر التجارية طيلة سبع سنوات هي اعتبارها أدلة إثبات لفض المنازعات التي قد يكون التاجر طرفاً فيها في المستقبل من خلال مقارنتها مع دفاتر خصمه، وهذه المقارنة تكون مستحيلة مادام خصم التاجر غير ملزم بمسك الدفاتر غير الإلزامية، لذا فإن التزام التاجر بحفظ الدفاتر التجارية يقتصر على الدفاتر الإلزامية دون غيرها، وتبدأ مدة الاحتفاظ بالدفاتر التجارية والمحررات المؤيدة للقيود الواردة فيها من تاريخ التأشير على الدفتر بانتهاء صفحاته أو بوقف نشاط التاجر (6)، وقد انتقد البعض (7) هذا الحكم ودعا إلى بدء مدة الاحتفاظ بالدفاتر التجارية من تاريخ قيد آخر معاملة تجارية فيها(8)، وهذا الرأي يمتاز بالقبول في ظل نصوص القانون العراقي لأن التأشير على الدفتر بانتهاء صفحاته أو بوقف نشاط التاجر لا تخضع له الدفاتر التجارية جميعها إذ يقتصر هذا الإجراء على دفتر اليومية الأصلي، مما يتبادر إلى الذهن أن واجب الاحتفاظ يقتصر على دفتر اليومية الأصلي دون غيره من الدفاتر الإلزامية، لذا فإن تحديد بدء مدة الاحتفاظ بالدفاتر التجارية من تاريخ قيد آخر معاملة تجارية فيها هو الأجدر بالتأييد، وكذلك يلاحظ أن المشرع العراقي في الفقرة (1) من المادة (18) من قانون التجارة رقم (30) لسنة 1984 حدد بدء مدة الاحتفاظ بالمحررات المؤيدة للقيود الواردة في الدفاتر التجارية من تاريخ التأشير على الدفتر بانتهاء صفحاته أو بوقف نشاط التاجر، وهذه المحررات قد تكون رسائل أو برقيات وغير ذلك من المحررات المتعلقة بالتجارة، ولكن المشرع عاد وأوجب في الفقرة ذاتها على التاجر الاحتفاظ بأصول الرسائل أو البرقيات والتلكس أو صورها مدة سبع سنوات تبدأ من تاريخ إصدارها أو ورودها، ويعتبر ذلك من قبيل الازدواج في تحديد بدء مدة الاحتفاظ بالمحررات المؤيدة للقيود الواردة في الدفاتر التجارية لأن الرسائل والبرقيات والتلكس تدخل ضمن هذه المحررات، لذا يستحسن تلافي ذلك عند تعديل قانون التجارة. لقد تباينت التشريعات بشأن المدة اللازمة للاحتفاظ بالدفاتر التجارية، فقد حدد قسماً منها المدة بعشر سنوات(9)، في حين أن القسم الآخر منها حدد هذه المدة بخمس سنوات(10). إن مدة الاحتفاظ بالدفاتر التجارية لا تعتبر من قبيل مدة التقادم فلا يترتب على انقضائها سقوط الحقوق الثابتة في الدفاتر التجارية، ولا تقبل هذه المدة الوقف أو الانقطاع لأنها مجرد حد زمني لالتزام التاجر بحفظ الدفاتر التجارية(11)، ولكن قسم من التشريعات ساوى بين مدة حفظ الدفاتر التجارية وبين مدة التقادم(12)،وبالرغم من ذلك فإنه لا يوجد تلازم بين مدة حفظ الدفتر التجاري ومدة تقادم الحقوق الثابتة فيه لأن مدة حفظ الدفتر التجاري تبدأ من تاريخ غلقه بينما تبدأ مدة تقادم الحقوق الثابتة في الدفتر التجاري من تاريخ استحقاق الحق(13)، ويلتزم التاجر خلال مدة الحفظ القانونية بعدم إتلاف الدفاتر والمحررات المؤيدة للقيود الواردة فيها، فإذا انتهت مدة الحفظ القانونية قامت قرينة قانونية على أن التاجر أتلف دفاتره ومحرراته، وهذه القرينة مقررة لمصلحة التاجر إن شاء تمسك بها أو تنازل عنها وذلك بتقديم دفاتره التجارية إلى القضاء بالرغم من انتهاء مدة حفظها(14). ولكن ما الحكم لو تلفت الدفاتر التجارية قبل انتهاء مدة الحفظ القانونية بقوة قاهرة؟ لم يتعرض المشرع العراقي لحكم هذه الحالة في قانون التجارة رقم (30) لسنة 1984(15)، ولكن الفقرة (1) من المادة (5) من نظام مسك الدفاتر التجارية لأغراض ضريبة الدخل رقم (2) لسنة 1985 قد علقت اتلاف المكلف للدفاتر والمستندات أو التصرف بها بأي شكل من الأشكال قبل انتهاء مدة حفظها على الحصول على موافقة السلطة المالية بطلب تحريري، ونعتقد بأنه يمكن استناداً إلى الفقرة المذكورة أن يتقدم التاجر في حالة تلف الدفاتر والمستندات بقوة قاهرة بطلب تحريري إلى السلطة المالية للحصول على وثيقة تثبت ذلك. أما بالنسبة للمحل الذي تحفظ فيه الدفاتر التجارية، فقد أوجب القانون أن يتم حفظها في محل عمل المكلف أو أي محل آخر في العراق مثبت لدى السلطة المالية(16).
ثانياً: احتفاظ التاجر بأصول الدفاتر التجارية أو صورها خلال مدة الحفظ القانونية:
أوجب القانون على التاجر أن يحتفظ بأصول الدفاتر التجارية والمحررات المؤيدة للقيود الواردة فيها لمدة سبع سنوات (17)، ورغبة من المشرع في التسهيل على التاجر فقد أجاز له القانون الاحتفاظ بالصور بدلاً من الأصل خلال المدة المذكورة (18)، وبالرغم من ذلك فإن التجار لا تزال تواجههم مشكلة الاحتفاظ بالدفاتر التجارية في حجمها الذي أخذ بالازدياد شيئاً فشيئاً خصوصاً بعد أن شاع استخدام الحاسب الآلي في تنظيم الدفاتر التجارية، لأن أسلوب العمل في النظام المحاسبي الممكنن يسمح بتقديم بيانات تفصيلية ودقيقة عن العمليات التي يباشرها التجار ما كان يتسنى تقديمها في ظل النظام اليدوي، فدفتر اليومية قد وصل وزنه في فرنسا إلى (30) كغم عندما يكتب يدوياً بينما يصل إلى عشرة أضعاف هذا الوزن عندما استخدم الحاسب الآلي في كتابته(19)، وللاحتفاظ بهذا المخزون الورقي الهائل المكون من الدفاتر التجارية والمحررات المؤيدة للقيود الواردة فيها فقد تحمل التجار تكاليف باهظة(20)، لذا لجأت المصارف والشركات بحكم ضخامة دور الحفظ فيها إلى استخدام تقنية الميكروفيلم التي تقوم على التصوير المصغر للدفاتر والمستندات، حيث تصل نسبة التصغير فيه إلى 98% من حجمها في صيغتها الورقية فيمكن حفظ ثلاثين ألف صفحة من الدفاتر والمستندات في صورتها المصغرة في درج من إدراج المكتب(21)، ولا تقتصر مزايا هذه التقنية على الاختصار في دور الحفظ وإنما أيضاً اختصار الزمن، حيث يمكن استرجاع البيانات المحفوظة على الميكروفيلم بسرعة عالية لا تستغرق عدة ثوانٍ ويتم ذلك من خلال ما يسمى بالاسترجاع المرمز (Coded Retrieval)(22)، وكذلك قلة التكاليف حيث أن تكلفة الحصول على نسخة ميكروفيلمية تعادل 10% من تكلفة الحصول على نسخة ورقية(23)، فضلاً عن ذلك أن هذه الطريقة تضمن حفظاً مأموناً للدفاتر والمستندات من التزوير سواء كان ذلك قبل أو بعد حفظها على الميكروفيلم، لأن أية عملية تزوير يمكن كشفها بسهولة من خلال تعريض الميكروفيلم للضوء العادي (الأبيض) ولضوء الأشعة تحت الحمراء أو الأشعة فوق البنفسجية، وبذلك يتم اكتشاف أية عملية حذف أو إضافة لعبارة أو كلمة (24). لقد عرف البعض الميكروفيلم بأنه أوعية مختلفة يتم تسجيل البيانات عليها من خلال التصوير المصغر باستخدام أجهزة خاصة بذلك (25) وترتكز تقنية الميكروفيلم على التصوير المصغر للمحررات الورقية بحيث تتحول البيانات الواردة فيها إلى بيانات لا يمكن قراءتها بالعين المجردة، وهذا ما يطلق عليه الميكروفيلم العادي (26). أما الميكروفيلم الإلكتروني (com) فيرتكز على التصوير المصغر للبيانات المخزونة على ذاكرة الحاسب الآلي، ويتم ذلك من خلال جهاز تحويل (Converter) للبيانات المسجلة على الأشرطة والأقراص الممغنطة تتراوح سرعته من عشرة آلاف إلى أربعين ألف سطر في الدقيقة الواحدة (27). بعد أن بينا بعض الجوانب التقنية للميكروفيلم بقي أن نشير إلى مدى قبول القانون لهذه الوسيلة التي استخدمها التجار في حفظ الدفاتر التجارية والمحررات المؤيدة للقيود الواردة فيها طيلة مدة الحفظ القانونية، ونعتقد بأن القانون أجاز للتاجر استخدام تقنية الميكروفيلم في حفظ الدفاتر التجارية والمحررات خلال مدة الحفظ القانونية، لأن الفقرة (2) من المادة (18) من قانون التجارة أجازت للتاجر الاحتفاظ بصور الدفاتر والمحررات بدلاً من أصولها خلال مدة الحفظ القانونية، وبما أن الميكروفيلم ما هو إلا صورة من الأصل (28)، لذا فإن القانون قد أجاز للتاجر بصورة ضمنية استخدام هذه التقنية في حفظ دفاتره ومحرراته، وكذلك فقد أجازت المادة (19) من قانون التجارة للتاجر استخدام الأجهزة التقنية والأساليب الحديثة في تنظيم الحسابات ولاشك أن الميكروفيلم يعتبر من الأجهزة التقنية الحديثة، وفضلاً عن ذلك فقد أجازت الفقرة (2) من المادة (38) من قانون المصارف العراقي لسنة 2004(29) للمصرف أن يحتفظ بالدفاتر والسجلات والكشوفات والمستندات والمراسلات والبرقيات والمستندات الأخرى المتعلقة بأنشطته المالية بشكل مصغر (مايكروفيلم) بدلاً من الاحتفاظ بها بشكلها الأصلي طيلة المدة المحددة في القانون، ويكون لهذه النسخ المصغرة مفعول الأصل من حيث الإثبات(30)، ومن كل ما تقدم يتبين أن المشرع العراقي أجاز للتاجر استخدام تقنية الميكروفيلم في الاحتفاظ بالدفاتر التجارية والمحررات طيلة المدة المحددة في القانون. أما المشرع المصري فقد أجاز للتاجر حفظ الدفاتر والمستندات على الميكروفيلم طيلة المدة اللازمة لذلك، فقد نصت الفقرة (2) من المادة (26) من قانون التجارة المصري رقم(17) لسنة 1999 بأنه ((… ويجوز لهم الاحتفاظ للمدة المذكورة بالصورة المصغرة (ميكروفيلم) بدلاً من الأصل ويكون للصورة حجية الأصل إذا روعي في إعدادها وحفظها واسترجاعها القواعد والضوابط التي يصدر بها قرار من وزير العدل))(31).
________________
1- تقابلها المادة (36/1) من قانون التجارة العراقي رقم (149) لسنة 1970 الملغي، والمادة (26/1) من قانون التجارة المصري.
2- د. صلاح الدين الناهي، الجديد في قانون التجارة الجديد، مجلة القضاء، نقابة المحامين العراقية، العدد الرابع، السنة السادسة والعشرون، 1970، ص24 .
3- أنظر تفصيل ذلك، د. علي حسن يونس، المحل التجاري، دار الفكر العربي، الإسكندرية، 1974، ص36-38 .
4- كالمادة (11) من قانون التجارة الفرنسي، والمادة (12) من القانون التجاري الجزائري، والمادة (13) من القانون التجاري المغربي، والمادة (8/3) من القانون التجاري التونسي، والمادة (19) من قانون التجارة اللبناني، والمادة (18) من قانون التجارة السوري، والمادة (19) من قانون التجارة الأردني.
5- د. طالب حسن موسى، مبادئ القانون التجاري، الطبعة الأولى، دار الحرية للطباعة، بغداد، 1974، ص140-141 .
6- تنص الفقرة (1) من المادة (5) من نظام مسك الدفاتر التجارية لأغراض ضريبة الدخل رقم (2) لسنة 1985 على أنه ((لا يحق للمكلف اتلاف الدفاتر والمستندات والمراسلات الواردة في هذا النظام أو التصرف بها بأي شكل ما لم يحصل على موافقة السلطة المالية بطلب تحريري إلا إذا مضت عليها مدة تزيد على سبع سنوات من انتهاء السنة الحسابية التي تعود لها المكتسبة تقديراتها الدرجة القطعية)).
7- د. صلاح الدين الناهي، الجديد في قانون التجارة الجديد، مجلة القضاء، نقابة المحامين العراقية، العدد الرابع، السنة السادسة والعشرون، 1970، ص24 .
8- وهذا هو الحكم في المادة (51) من قانون التجارة العراقي رقم (60) للسنة 1943 الملغي.
9- كالمادة (11) من قانون التجارة الفرنسي، والمادة (12) من القانون التجاري الجزائري، والمادة (13) من القانون التجاري المغربي، والمدة (8/3) من القانون التجاري التونسي، والمادة (19) من قانون التجارة اللبناني، والمادة (18) من قانون التجارة السوري، والمادة (19) من قانون التجارة الأردني، والمادة (36) من قانون التجارة العراقي رقم (149) لسنة 1970 الملغي.
10- كالمادة (26) من قانون التجارة المصري.
11- د. سميحة القليوبي، الموجز في القانون التجداري، مكتبة القاهرة الحديثة، القاهرة، 1978، ص143 .
12- كالمادة (189) من قانون التجارة الفرنسي.
13- د. محمد حسين إسماعيل، القانون التجاري الأردني، الطبعة الأولى، دار عمار للنشر والتوزيع، عمان، 1985، ص148 .
14- د. علي البارودي – د. محمد فريد العريني، القانون التجاري، دار المطبوعات الجامعية، الإسكندرية، 1987 ص228 .
15- نصت المادة (55) من قانون التجارة العراقي رقم (60) لسنة 1943 الملغي على أنه “إذا فقدت الدفاتر التجارية الواجب محافظتها مدة معينة من الزمن قانوناً بسبب من الأسباب القهرية كحريق أو طغيان مياه أو غيرهما، فيجب على التاجر الذي تعود له تلك الدفاتر أو من ينوب عنه أن يخبر المحكمة خلال خمسة عشر يوماً من تاريخ الحادثة وإذا اقتنعت المحكمة بصحة الادعاء تعطي المستدعي وثيقة بذلك”.
16- المادة (4) من نظام مسك الدفاتر التجارية لأغراض ضريبة الدخل رقم (2) لسنة 1985 .
17- الفقرة (1) من المادة (18) من قانون التجارة رقم (30) لسنة 1984.
18- الفقرة (2) من المادة (18) من قانون التجارة.
19- د. محمد حسام محمود لطفي، الحجية القانونية للمصغرات الفلمية في إثبات المواد المدنية، دار الثقافة للنشر والتوزيع، عمان، 1988، ص13 .
20- تتفاقم هذه المشكلة في المصارف لكثرة الصكوك التي يصدرها العملاء ويتولى المصرف حفظها باعتبارها محررات تؤيد صحة القيود الواردة في الدفاتر التجارية وكأدلة إثبات لعملائه في حالة النزاع، فقد أنشأ المركز الرئيس للبنك الوطني لباريس (BNP) مجمعاً ضخماً لحفظ المستندات التي تخص عمليات البنك حيث تصل مساحته إلى (34.000) متر مكعب في عام 1970، ويحتاج هذا المركز لعمل مجمع مماثل كل أربع سنوات لأن حجم المخزون الورقي يزداد بنسبة 10-15% سنوياً. – المرجع نفسه، ص11.
21- عامر إبراهيم قنديلجي – إيمان فاضل السامرائي، التقنيات والأجهزة في مراكز المعلومات، دار الحرية للطباعة، بغداد، 1982، ص21 .
22- إيمان فاضل السامرائي، التوثيق المايكروفيلمي، مركز التوثيق الإعلامي لدول الخليج العربي، السلسة التوثيقية – 7 -، بغداد، 1985، ص98 .
23- د. محمد حسام محمود لطفي، الحجية القانونية للمصغرات الفلمية في إثبات المواد المدنية، دار الثقافة للنشر والتوزيع، عمان، 1988، ص14 .
24- د. شايب عينو الهادي، بعض الجوانب القانونية للتبادل غير المستندي للشيكات، بحث ضمن كتاب الجوانب القانونية الناجمة على استخدام الحاسب الآلي في المصارف، الطبعة الثانية، اتحاد المصارف العربية، بيروت، 1999، ص200 .
25- إيمان فاضل السامرائي، التوثيق المايكروفيلمي، مركز التوثيق الإعلامي لدول الخليج العربي، السلسلة التوثيقية -7-، بغداد، 1985ص14 .
26- عامر إبراهيم قنديلجي – إيمان فاضل السامرائي، التقنيات والأجهزة في مراكز المعلومات، دار الحرية للطباعة، بغداد، 1982، ص49 .
27- د. هلال عبد اللاه أحمد، حجية المخرجات الكمبيوترية في المواد الجنائية، الطبعة الأولى، دار النهضة العربية، القاهرة، 1997، ص19-20 .
28- د. عباس زبون العبودي، حجية التقنيات العلمية في الإثبات المدني، مجلة الرافدين للحقوق، كلية القانون – جامعة الموصل، العدد الثالث عشر، 2002، ص23 .
29- نشر بالوقائع العراقية بالعدد (3986) في أيلول 2004 .
30- تقابلها المادة (92) من قانون البنوك الأردني رقم (28) لسنة 2000 .
31- تقابلها الفقرة (3) من المادة (36) من قانون التجارة العراقي رقم (149) لسنة 1970 الملغي والتي نصت على أنه ((وللمصارف والشركات التي يصدر بتعيينها بيان من وزير الاقتصاد أن تحتفظ للمدة المذكورة في الفقرتين السابقتين بالصور المصغرة (ميكروفيلم) بدلاً من الأصل، وتكون للصور حجية الأصل في الإثبات)).
اعادة نشر بواسطة لويرزبوك .
قواعد احتفاظ التاجر بالدفاتر التجارية وفقاً للقانون